Departamentos
Crie departamentos no PABX Virtual para distribuir chamadas recebidas de clientes para vários funcionários ao mesmo tempo.
Você pode escolher o algoritmo de distribuição: as chamadas recebidas podem ser direcionadas para todos os funcionários simultaneamente, sequencialmente ou para aqueles que não interagiram com clientes por mais tempo. Além disso, você pode configurar um atendimento automático nos departamentos, notificar os clientes sobre sua posição na fila e definir as ações a serem tomadas caso ninguém possa atender a chamada.
Acesse a aba Departamentos na seção Configurações.
Por padrão, o PABX Virtual já configurou o Departamento de Vendas com o primeiro funcionário. Clique nele para começar a editar.
Você pode modificar o nome do departamento e o número interno.
O número de ramal é gerado automaticamente ao criar um departamento no PABX Virtual. Ele é essencial para a comunicação interna dentro da empresa, por exemplo, quando um funcionário liga para o departamento financeiro ou quando um gerente de vendas transfere um cliente para o suporte.
Roteamento de Chamadas
Escolha o algoritmo de distribuição de chamadas entre os funcionários. Além disso, alguns algoritmos permitem especificar um período de atraso antes que a chamada seja encaminhada para o próximo funcionário disponível.
| Lógica de Distribuição de chamadas | Detalhes |
|---|---|
| Um por um | Primeiramente, a chamada vai para o primeiro funcionário, depois para o próximo após um prazo definido (a chamada deixará de ser encaminhada para o funcionário anterior). |
| Cada vez mais | Semelhante ao algoritmo “Um por um”, exceto que, quando a chamada é transferida para o próximo funcionário, ela continua disponível para o funcionário anterior. |
| Para todos de uma vez | A chamada será imediatamente encaminhada para todos os funcionários deste departamento. Recomendamos esse método para garantir que seus funcionários respondam aos clientes o mais rápido possível. |
| Uniformemente | A ligação sera encaminhada ao funcionário que não fala há mais tempo. Essa lógica distribui de forma justa as chamadas e dá tempo para o pós-processamento das chamadas. |
Você também pode associar os funcionários aos departamentos.
Caso Ninguém Atenda
Selecione o que fazer com as chamadas que o departamento não conseguir atender. Você pode configurar a ação que será realizada.
1. Sugerir deixar uma mensagem no Autoatendimento da Empresa ou ligar mais tarde. Este método ajuda a se desculpar com o cliente, entender sua solicitação e retornar a ligação posteriormente. Nas configurações, você pode escolher a mensagem de correio de voz padrão ou carregar uma nova gravação.
2. Transferir a chamada para um número externo. Encaminhe a chamada para um funcionário sênior, gerente ou alguém que não esteja conectado ao PABX Virtual. Insira o número externo desejado.
3. Transferir a chamada para um departamento ou funcionário substituto. Encaminhe a chamada para outro departamento ou funcionário específico conectado ao PABX Virtual. Escolha o destinatário no menu.
4. Peça desculpas e retornar novamente mais tarde. Se nenhuma das opções acima atender às suas necessidades, instrua a retornarem em um momento conveniente.
Para Clientes Impacientes
Chegamos à conclusão de que a maioria dos clientes não querem esperar mais de 20 segundos na chamada. Se não puder atender a todos de imediato, você pode informar o número na fila, ligar automaticamente de volta ou obter uma mensagem de voz.
Finalizando a Configuração do Departamento
Salve as configurações. Você pode criar um número ilimitado de departamentos: vendas, suporte técnico, oficina, recepção, contabilidade, jurídico, etc. Qualquer funcionário pode ser incluído em vários departamentos e receber chamadas em cada um deles.
Depois de configurar os departamentos, prossiga para configurar seus números.