Encaminhamento de Chamadas Durante Férias ou Ausência do Funcionário

As férias ou licença médica de um funcionário não são motivo para perder chamadas diretas para o número dele. Agora é possível configurar o período de ausência do gerente com apenas alguns cliques e, em seguida:

• O PABX na nuvem desativará automaticamente o recebimento de chamadas pelo gerente no departamento. Assim, o cliente receberá uma resposta mais rápida, pois o PABX não perderá tempo tentando alcançar um funcionário ausente.
• As chamadas recebidas serão encaminhadas para outro funcionário ou departamento. Mesmo que o funcionário requisitado não esteja presente, o cliente ainda poderá entrar em contato com a empresa, e sua solicitação será tratada por outro especialista.
• O cliente ouvirá uma notificação sobre a ausência do gerente, ficando ciente de que sua chamada será atendida por outro funcionário. Usando a função Síntese de Voz, é possível criar uma notificação personalizada, informando o motivo da ausência do gerente e a data de retorno ao trabalho.
• Quando as férias terminarem, as configurações anteriores serão automaticamente revertidas, caso a data de retorno seja especificada; nenhuma ação adicional será necessária. O PABX na nuvem desativará o modo de ausência do funcionário no dia de retorno ao trabalho, e ele voltará a receber chamadas no departamento e chamadas diretas para o número dele.

Tanto o gerente quanto o funcionário podem configurar as configurações de ausência.

1. Vá até a aba Funcionários. Clique no nome do funcionário.

2. As configurações do perfil do funcionário serão abertas. Role até a seção Recebendo chamadas. Na subseção Férias ou ausência, clique no botão Configurar.

3. Na janela pop-up, escolha uma das duas opções de configuração:

• Para o período programado — se você souber exatamente quantos dias o funcionário estará ausente (por exemplo, durante as férias).
• Até desativar — se a duração da ausência não for determinada (por exemplo, em caso de licença médica).

Se você selecionou a primeira opção, marque as datas no calendário e, abaixo, especifique a hora exata de início e término das férias.

4. Escolha como as chamadas devem ser tratadas durante a ausência do funcionário. O PABX na nuvem pode:

• Pedir desculpas e não atender a chamada.
• Transferir a chamada para um colega ou departamento (recomendamos usar essa opção para não comprometer a fidelidade do cliente).
• Redirecionar para a caixa postal.

5. Selecione o que o cliente ouvirá ao ligar para o local de trabalho do funcionário ausente.

Por padrão, o PABX na nuvem apenas informa o cliente sobre a ausência do gerente. No entanto, você pode criar uma notificação personalizada explicando o motivo da ausência do funcionário e informando até que dia ele não poderá atender chamadas. Dessa forma, o cliente entenderá melhor caso outro especialista atenda sua chamada.

Se você não quiser notificar o cliente sobre a ausência do gerente antes de transferir a chamada, selecione a aba Sem mensagem.

6. Clique em Ativar. Certifique-se de que configurou corretamente o período de ausência do funcionário. Se precisar fazer alterações, clique em Configurar novamente. Se tudo estiver correto, clique em Salvar nas configurações do perfil.

Pronto! Se o gerente retornar ao trabalho antes do previsto, vá até as configurações do perfil dele, clique no botão “Desativar” e salve as alterações.

Gerentes com qualquer nível de acesso podem configurar seus períodos de ausência no PABX na nuvem de forma independente. Eles precisam acessar as configurações de seu perfil.

Durante o período de ausência de um gerente, aparecerá um indicador cinza Não recebe chamadas ao lado do nome dele na aba Funcionários. Para saber quando o gerente retornará ao trabalho, passe o cursor sobre esse indicador.

Além disso, você pode verificar quais funcionários não estão recebendo chamadas nas configurações do departamento.

Se o período de ausência do gerente foi configurado sem encaminhamento de chamadas, as chamadas diretas para o número dele aparecerão no Histórico de Chamadas e Estatísticas como chamadas perdidas por esse funcionário.

Se o encaminhamento para um colega ou departamento estiver configurado, essas chamadas poderão aparecer no Histórico de Chamadas de forma diferente:

• Como uma chamada para o funcionário que atendeu o cliente — se a chamada foi respondida.
• Como perdida pelo funcionário que está de férias — se a chamada não foi respondida.

Para mais detalhes sobre outros tipos de encaminhamento de chamadas, consulte o artigo Encaminhamento de Chamadas.