Гибкая настройка расписания для номера

This is an old revision of the document!

Вы можете гибко настроить расписание приема звонков на каждом из ваших общих номеров с учетом всех особенностей работы вашей компании – рабочее и нерабочее время, обеденные перерывы, дежурные сотрудники в нерабочие часы, праздничные и сокращенные дни и т.п.

Выберите номер, для которого нужно установить расписание. В разделе «Режим работы» перейдите на вкладку «По расписанию» и нажмите «Настроить расписание».

Укажите график работы ваших сотрудников, принимающих звонки на этом номере – их рабочие часы и выходные дни.

По умолчанию для каждого номера график работы устанавливается в часовом поясе компании. Но если настраиваемый номер должен принимать звонки в другом часовом поясе, отметьте это в расписании номера.

Ниже вы найдете инструкции по гибкой настройке расписания.

Как настроить прием звонков во время обеденного перерыва

Если ваша компания работает с перерывом на обед, вы можете указать это в настройке расписания.

1. В разделе «Дополнительные интервалы» нажмите на кнопку «Добавить интервал».

2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Обеденный перерыв» и определите:

дни недели, когда номер принимает звонки с перерывом на обед,
время перерыва.

3. Нажмите «Добавить».

4. Теперь настройте маршрут приема звонков для обеденного перерыва. Для этого поднимитесь в верхнюю часть экрана настройки. В списке режимов работы нажмите «Обеденный перерыв» и выберите, что следует сделать Виртуальной АТС, если клиент позвонит во время перерыва:

перевести вызов на дежурного сотрудника,
переключить на меню самообслуживания,
предложить записать голосовое сообщение на автоответчик,
сообщить о нерабочем времени,
предложить отправить факс.

5. Нажмите «Сохранить» в самом низу страницы.

Готово!

Рекомендуем для обеденного перерыва использовать отдельное уведомление, чтобы клиент понимал, что его ожидание связано именно с перерывом на обед, а значит, ему скоро перезвонят. Вы можете загрузить собственный файл или создать уведомление с помощью функции «Синтез речи».

Как настроить прием звонков на дежурного сотрудника

Если в вечерние часы вы оставляете дежурного сотрудника, который продолжает принимать звонки клиентов, укажите это в настройках расписания.

1. В разделе «Дополнительные интервалы» нажмите на кнопку «Добавить интервал».

2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Дежурный сотрудник» и определите дни недели и время, когда дежурный сотрудник принимает звонки после окончания рабочего дня.

3. Нажмите «Добавить».

4. Теперь настройте маршрут приема звонков при переводе на ответственного. Для этого поднимитесь в верхнюю часть экрана настройки. В списке режимов работы нажмите «Дежурный сотрудник» и выберите нужный маршрут – перевести вызов на дежурного сотрудника.

5. Вы можете использовать стандартное сообщение о переводе на ответственного, загрузить собственный файл или создать уведомление с помощью функции «Синтез речи». Если вы не хотите уведомлять клиента о переводе на ответственного, отключите приветствие, передвинув переключатель влево.

6. Выберите, кто будет принимать звонки от имени дежурного сотрудника – конкретный менеджер или отдел. Кроме того, вы можете настроить перевод таких звонков на внешний номер.

7. Нажмите «Сохранить» в самом низу страницы.

Готово!

Как создать нестандартное расписание

Если работа в вашей компании организована сложнее и для создания корректного расписания вам недостаточно указать время обеденного перерыва и дежурства, вы можете создать собственный дополнительный интервал и настроить для него правила обработки входящих. Своих дополнительных интервалов может быть сколько угодно.

1. В разделе «Дополнительные интервалы» нажмите на кнопку «Добавить интервал».

2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Свой интервал» и определите дни недели и часы, когда номер должен работать в особом режиме.

В поле «Режим работы» выберите «Создать новый».

3. В открывшемся окне введите название нового интервала и нажмите «Создать».

4. В окне добавления дополнительного интервала нажмите «Добавить».

5. Теперь настройте маршрут приема звонков для своего интервала. Для этого поднимитесь в верхнюю часть экрана настройки. В списке режимов работы найдите свой вариант (в нашем примере это «Третья смена») и выберите, что следует сделать Виртуальной АТС, если клиент позвонит в указанное время:

перевести вызов на дежурного сотрудника,
переключить на меню самообслуживания,
предложить записать голосовое сообщение на автоответчик,
сообщить о нерабочем времени,
предложить отправить факс.

6. Вы можете использовать стандартное сообщение, которое Виртуальная АТС озвучит клиенту, позвонившему в заданный интервал, загрузить собственный файл или создать уведомление с помощью функции «Синтез речи».

7. Нажмите «Сохранить» в самом низу страницы.

Готово!

Как удалить дополнительный интервал

Если созданный вами дополнительный интервал в расписании больше не актуален, вы можете удалить его из режима работы.

1. В разделе «Номера» – «Общие номера компании» выберите номер, один из режимов которого нужно удалить, и перейдите в его настройки.

2. Нажмите «Настроить расписание». В блоке «Дополнительные интервалы» найдите режим, который хотите удалить (в нашем примере – «Третья смена»), и нажмите на «корзину» справа.

3. Если вы больше не планируете использовать этот режим, поднимитесь в верхнюю часть экрана и среди добавленных вами дополнительных режимов работы найдите тот, который нужно удалить. Кликните по нему и нажмите «Удалить режим».

4. Нажмите «Сохранить» в самом низу страницы.

Готово!

Как учитывать в расписании производственный календарь

Если во время государственных праздников ваши сотрудники отдыхают, и один или несколько ваших номеров перестают принимать звонки, вы можете включить интеграцию Виртуальной АТС с производственным календарем. Благодаря этому вам не нужно будет в преддверии праздничных дней корректировать расписание вручную – в согласованные даты Виртуальная АТС сама переключит режим работы нужных номеров на нерабочее время.

1. В настройках расписания номера перейдите к разделу «Особенные дни» и нажмите на кнопку «Производственный календарь».

2. Если в праздничные дни ваши сотрудники не работают, в открывшемся окне укажите, что эти дни Виртуальная АТС должна считать нерабочим временем. В таком случае обработка звонков, поступивших на номер в праздники, будет осуществляться согласно установленному маршруту для нерабочего времени.

3. Нажмите «Добавить». После этого нажмите «Сохранить» внизу страницы.

Готово!

Обратите внимание: если в праздничные дни звонки на номер будет принимать дежурный сотрудник, при настройке производственного календаря в режиме работы выберите вариант «Дежурный сотрудник» и настройте прием звонков.

Как добавить расписание для особенных дней

Иногда в компании происходят крупные события, которые нужно учитывать в расписании. Например, корпоративные каникулы, когда весь коллектив уходит в отпуск в одно и то же время. В Виртуальной АТС можно настроить отдельное режим обработки звонков для таких дней.

1. В настройках расписания номера перейдите к разделу «Особенные дни» и нажмите на кнопку «Добавить особенный день».

2. Выберите один или несколько дней, когда режим работы будет не совпадать с расписанием дня недели. Если в эти дни ваши сотрудники не работают, в открывшемся окне укажите, что Виртуальная АТС должна считать эти даты нерабочим временем. В таком случае обработка звонков, поступивших на номер в указанные дни, будет осуществляться согласно установленному маршруту для нерабочего времени.

3. Нажмите «Добавить». После этого нажмите «Сохранить» внизу страницы.

Готово!

Обратите внимание: если в особенные дни звонки на номер будет принимать дежурный сотрудник, при настройке производственного календаря в режиме работы выберите вариант «Дежурный сотрудник».